En tant qu'entrepreneur, il est important de facturer pour enregistrer vos revenus et fournir une preuve légale de vente ou de service à votre client. Cela est essentiel pour votre comptabilité, votre déclaration d'impôts et pour garantir vos droits de paiement. Ci-dessous, vous apprendrez comment créer une facture dans Teamleader One.

Votre première facture

Si vous créez votre première facture dans Teamleader One, il y a quelques éléments à configurer une fois :

• Paramètres de l'entreprise : Votre client doit clairement voir d'où provient la facture. Ajoutez le nom de votre entreprise tel qu'il est enregistré dans la Banque-Carrefour des Entreprises. Complétez également des informations comme votre adresse e-mail, votre site web et votre adresse.
• Données bancaires : Assurez-vous que toutes vos informations bancaires figurent sur la facture, afin que le client sache comment payer. N'oubliez pas votre numéro de TVA. Si vous n'avez pas encore de numéro de TVA, il est préférable d'attendre avant de comptabiliser vos factures jusqu'à ce que vous puissiez l'ajouter.
• Logo : Bien que l'ajout d'un logo ne soit pas obligatoire, cela rend vos factures plus attrayantes et votre marque plus reconnaissable. Une facture bien présentée est généralement payée plus rapidement, ce qui est certainement avantageux.
• Numéro de facture : Lors de la création de votre première facture, vous pouvez choisir le format du numéro de facture lorsque vous finalisez la facture. Vous avez plusieurs options, mais elles ne sont pas infinies. Par exemple, vous pouvez ajouter des lettres, comme facture ou une abréviation de votre entreprise, suivies d'une série de chiffres qui augmentera automatiquement avec chaque nouvelle facture.
• Devise : Par défaut, la devise est l'euro. D'autres devises peuvent être ajoutées dans les paramètres.

Créer la facture

Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur Ajouter une facture. Ensuite, suivez ces étapes :

1. Ajouter un client
   • Nouveau contact : Remplissez les informations de votre client et cliquez sur Enregistrer.
   • Contact existant : Cliquez sur Sélectionner et choisissez un client dans votre liste de contacts.
   • Assurez-vous que les informations importantes, comme le nom et le numéro de TVA, sont correctes. Sans numéro de TVA, votre client ne pourra pas récupérer la TVA, ce qui pourrait entraîner une note de crédit.

2. Ajouter une ligne de facture
   • Nouveau produit : Remplissez toutes les informations concernant le produit ou le service que vous facturez. Vous pouvez également ajouter ce produit à votre catalogue pour une utilisation future. Cliquez ensuite sur OK.
   • Produit existant : Sélectionnez un produit dans votre catalogue, complétez les informations nécessaires et cliquez sur OK.

3. Ajouter des lignes de facture supplémentaires 

Si vous souhaitez facturer plusieurs produits ou services, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires. Suivez les mêmes étapes que pour l'ajout de la première ligne.

4. Notes et commentaires 

Ajoutez éventuellement des informations supplémentaires pour le destinataire de la facture et cliquez sur OK. Ces informations ne s'appliquent qu'à cette facture et ne seront pas automatiquement reprises sur les factures futures.

5. Options 

Modifiez la devise si nécessaire.

6. Enregistrer le brouillon 

Votre facture est automatiquement enregistrée en tant que brouillon. Le document n'a pas encore de valeur comptable et aucune TVA n'est due. Vous reconnaîtrez un brouillon à la mention CONCEPT et à l'absence d'un numéro de facture. Vous pouvez également choisir d'envoyer votre facture sous forme de pro forma. Cela peut se faire via les trois points en haut à droite. Une facture pro forma se distingue par l'absence de numéro de facture.

7. Finaliser et envoyer

Cliquez sur Comptabiliser pour rendre la facture définitive, après quoi vous pourrez choisir la date de la facture. Par défaut, il s'agit de la date à laquelle vous enregistrez la facture, mais vous avez une certaine flexibilité pour choisir une autre date. Veillez à ce que la date choisie ne soit pas antérieure à la dernière facture et que vous puissiez également choisir une date future, tant que cela reste dans certaines limites. Ensuite, définissez un délai de paiement en ajustant la date d'échéance et en cliquant sur OK.

Ensuite, cliquez sur Envoyer la facture pour l'envoyer par e-mail à votre client. L'adresse à et l'objet sont automatiquement remplis, mais vous pouvez modifier les informations si nécessaire. Vous pouvez également ajuster les destinataires en cc et remplir le message. La facture sera automatiquement jointe.

Options supplémentaires

Après avoir créé votre facture, vous pouvez marquer votre facture comme payée.

Via les trois points en haut à droite, vous avez différentes options pour gérer votre facture, selon son statut :

• Envoyer la facture : Cette option est disponible après la comptabilisation de la facture.
• Envoyer via Peppol : Cette option est disponible après la comptabilisation de la facture.
• Dupliquer : Cette option est disponible avant et après la comptabilisation de la facture.
• Créer une note de crédit : Cette option est disponible après la comptabilisation de la facture.
• Télécharger : Cette option est disponible avant et après la comptabilisation de la facture.
• Retour au brouillon : Cette option est disponible après la comptabilisation de la facture. Vous pouvez ainsi modifier votre dernière facture créée.
• Envoyer une facture pro forma : Cette option est disponible avant la comptabilisation de la facture.
• Supprimer : Cette option est disponible avant la comptabilisation de la facture.

Avec ces étapes simples, vous pouvez gérer vos factures rapidement et efficacement !