Het opvolgen van onbetaalde facturen kost tijd. Met de automatische betalingsherinneringen in Teamleader One automatiseer je dit proces, zodat je sneller betaald wordt zonder dat je er zelf aan hoeft te denken.

Hoe werkt het?

1. Activeren

Ga binnen Teamleader One naar Instellingen - Betalingsherinneringen. Schakel de functie in met de schuifknop naast Betalingsherinneringen inschakelen. Vanaf dat moment controleert het systeem automatisch welke facturen de vervaldatum hebben overschreden. (Vergeet niet op Opslaan te klikken!)

2. Niveaus en timing instellen

Je kan tot drie verschillende herinneringsniveaus instellen (Eerste, tweede en derde/laatste herinnering). Per niveau bepaal je na hoeveel dagen de e-mail verstuurd moet worden:

• Eerste herinnering: Bijvoorbeeld 7 dagen nadat de factuur vervallen is.

• Tweede herinnering (optioneel): Bijvoorbeeld na 14 dagen.

• Laatste herinnering (optioneel): Bijvoorbeeld na 30 dagen.

Let op: Het aantal dagen moet logischerwijs oplopen per niveau.

3. Sjablonen personaliseren

Net als bij je standaard e-mails, kan je per herinneringsniveau het onderwerp en de tekst aanpassen in het Nederlands, Engels en Frans. Zo kan je de toon van je bericht per niveau laten variëren (bijvoorbeeld van een vriendelijke eerste herinnering naar een dringender laatste verzoek).

4. Extra opties

Rechts vind je nog drie handige opties:

• Pdf bij e-mail voegen: De betreffende factuur wordt automatisch als bijlage meegestuurd.

• UBL bij e-mail voegen: Stuur een digitaal XML-bestand mee voor een snellere verwerking door de boekhouder van je klant.

• Kopie naar mezelf sturen: Ontvang zelf een kopie op het e-mailadres van je bedrijf, zodat je precies weet wanneer er een herinnering is vertrokken.

Werken met variabelen

Om je e-mails persoonlijk te maken zonder elke keer handmatig gegevens te moeten invullen, gebruik je variabelen. Dat zijn codes tussen dubbele accolades, zoals {{ DAYS_OVERDUE }}, die automatisch worden vervangen door de gegevens uit je factuur of offerte zodra je de mail opmaakt.

Rechts op het scherm vind je de Variabelen. Klik simpelweg op een variabele in de lijst om die direct in je tekst of onderwerp in te voegen.

Handig om te weten

Welke facturen worden herinnerd?

Het systeem kijkt alleen naar verzonden facturen met de status Achterstallig waarvan de vervaldatum valt na het moment dat je deze functie hebt geactiveerd. Herinneringen voor oude facturen die al vervallen waren voordat je de functie aanzette, worden dus niet automatisch verzonden.

Geen dubbele herinneringen

Elk herinneringsniveau wordt per factuur slechts één keer verstuurd. Bovendien wordt er alleen een herinnering verzonden als er een geldig e-mailadres bij het contact is ingevuld.

Wat als ik niets aanpas?

Als je de teksten niet wijzigt, gebruikt Teamleader One een professionele standaardtekst die voor de drie niveaus hetzelfde is. Je kan deze teksten op elk moment aanpassen om ze persoonlijker of strenger te maken.

Niveau verwijderen

Als je een herinneringsniveau verwijdert, gaat de tekst die je voor dat specifieke niveau hebt geschreven verloren. Wees dus voorzichtig bij het opschonen van je instellingen!