Wanneer je een factuur, offerte of creditnota verstuurt, wil je dat de begeleidende e-mail er professioneel uitziet en de juiste informatie bevat. In Teamleader One kan je die e-mails personaliseren met behulp van e-mailsjablonen.
Waar vind ik de e-mailsjablonen?
Ga binnen Teamleader One naar Instellingen en klik op E-mailsjablonen. Hier zie je een overzicht van de verschillende documenttypes waarvoor je een standaardmail kan instellen.
Beschikbare sjablonen aanpassen
Je kan voor drie soorten documenten een e-mailsjabloon instellen:
Standaardmail voor het verzenden van facturen
Standaardmail voor het verzenden van creditnota's
Standaardmail voor het verzenden van offertes
Per sjabloon kan je de tekst aanpassen in het Nederlands, Engels en Frans. Teamleader One selecteert automatisch de juiste taal op basis van de taalinstelling van je contactpersoon.
Daarnaast kan je per e-mail twee zaken personaliseren:
Onderwerp: De titel van de e-mail zoals de klant die in hun inbox ziet.
Tekst: De eigenlijke inhoud van het bericht.
Werken met variabelen
Om je e-mails persoonlijk te maken zonder elke keer handmatig gegevens te moeten invullen, gebruik je variabelen. Dat zijn codes tussen dubbele accolades, zoals {{ CUSTOMER_NAME }}, die automatisch worden vervangen door de gegevens uit je factuur of offerte zodra je de mail opmaakt.
Rechts op het scherm vind je de Variabelen. Klik simpelweg op een variabele in de lijst om die direct in je tekst of onderwerp in te voegen.
Handig om te weten
Wat als ik niets aanpas?
Geen zorgen, Teamleader One heeft al professionele standaardteksten voor je klaargezet. Als je zelf geen wijzigingen aanbrengt, gebruiken we onze teksten.
Controleer je variabelen
Zorg ervoor dat je variabelen altijd precies zo overneemt uit de lijst. Als je een lettertje wist of aanpast, kan het systeem de gegevens niet meer automatisch invullen.