Soms is een factuur alleen niet voldoende en wil je extra bewijslast meesturen, zoals een gedetailleerd overzicht van de tijdregistratie, een getekende werkbon of een onkostenoverzicht. In Teamleader One kan je die documenten eenvoudig toevoegen tijdens het opstellen van je factuur.
Algemene voorwaarden versus extra bijlagen
Het is belangrijk om hierbij het volgende onderscheid te maken:
Algemene voorwaarden: Dit document geldt voor al je klanten. Je kan je algemene voorwaarden het beste uploaden via je Factuurinstellingen. Zo wordt het bestand automatisch met elke factuur en offerte meegezonden zonder dat je hier telkens aan hoeft te denken.
Extra bijlagen: Deze optie bij het opstellen van een factuur is bedoeld voor documenten die specifiek bij die factuur horen en dus per klant of per opdracht verschillen.
Hoe voeg je extra bijlagen toe?
Je voegt bijlagen toe op het moment dat je de factuur aanmaakt of bewerkt, dus voordat je die finaliseert:
Ga naar Facturen.
Maak een nieuwe factuur aan of open een conceptfactuur.
Aan de rechterkant kan je bijlagen toevoegen met de knop Factuurbijlage toevoegen.
Zodra de bijlage is geüpload, kan je de factuur finaliseren en verzenden.
Goed om te weten
Je kan maximaal 5 bijlagen per factuur toevoegen. Dat is inclusief je algemene voorwaarden, als je die hebt toegevoegd in je Factuurinstellingen.
Een bijlage mag maximaal 10 MB groot zijn én de totale grootte van alle bijlagen samen mag ook de 10 MB niet overschrijden (je kan bijvoorbeeld 5 bijlagen van elk 2 MB toevoegen).
We ondersteunen de bestandstypes .pdf, .jpeg, .png, .csv, .xlsx en .ods.
De bijlagen worden als aparte bestanden meegezonden via e-mail of Peppol.
Zo bied je jouw klanten volledige transparantie over de gefactureerde diensten en zorg je voor een snellere afhandeling van je facturen!