Facturen aanmaken in Teamleader One

Als ondernemer moet je factureren om je inkomsten te registreren en een wettelijk bewijs van verkoop of dienstverlening te verstrekken aan je klant. Dat is belangrijk voor je boekhouding, belastingaangifte en om je rechten op betaling te waarborgen. Hieronder leer je hoe je een factuur kan opstellen in Teamleader One.

 

 

 

Je eerste factuur

Maak je je eerste factuur in Teamleader One? Dan zijn er een paar zaken die je eenmalig moet instellen:

  • Bedrijfsgegevens: Je klant moet duidelijk kunnen zien van wie de factuur afkomstig is. Voeg de naam van je bedrijf toe zoals dat geregistreerd is in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Vul daarnaast ook gegevens zoals je e-mailadres, adres en btw-statuut aan. 

    Afhankelijk van je btw-statuut (enkel voor Belgische ondernemingen) kan er een extra regel op je factuur staan, zoals Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen - btw niet van toepassing of Vrijgesteld van btw conform artikel 44 van het btw-wetboek.

  • Bankgegevens: Zorg dat al je bankgegevens op de factuur staan, zodat de klant weet hoe hij of zij moet betalen. (Vergeet ook je btw-nummer niet. Als je nog geen btw-nummer hebt, dan wacht je best met het finaliseren van facturen tot je het nummer kan toevoegen.)

  • Logo: Hoewel een logo toevoegen niet verplicht is, maakt het je facturen mooier en je merk beter herkenbaar. Een mooi opgemaakte factuur wordt doorgaans sneller betaald, wat natuurlijk voordelig is.

  • Factuurnummer: Bij het aanmaken van je eerste factuur kan je het formaat van het factuurnummer kiezen op het moment dat je de factuur finaliseert. Je kan bijvoorbeeld letters toevoegen, zoals factuur of een bedrijfsafkorting, gevolgd door een cijferreeks die bij elke nieuwe factuur automatisch oploopt.

  • Valuta: Standaard staat de munteenheid op euro. Andere valuta kunnen worden toegevoegd in de instellingen.

 

De factuur aanmaken

Om een nieuwe factuur aan te maken, klik je op Factuur toevoegen. Volg daarna de volgende stappen:

 

(1) Klant toevoegen

  • Nieuw bedrijf: Vul de gegevens van je klant in en klik op Opslaan.

  • Bestaand bedrijf: Klik op Selecteren en kies een klant uit je contactenlijst.

  • Zorg dat belangrijke gegevens, zoals de naam en het btw-nummer, correct zijn. Zonder btw-nummer kan je klant geen btw recupereren, wat kan leiden tot een creditnota.


 

(2) Productlijn toevoegen

  • Nieuw product: Vul alle gegevens in van het product of de dienst die je factureert. Je kan dit product ook aan je catalogus toevoegen voor toekomstig gebruik. Voeg eventueel een korting toe en klik daarna op OK.

  • Bestaand product: Selecteer een product uit je catalogus, vul de nodige gegevens aan (bv. de hoeveelheid), voeg eventueel een korting toe en klik op OK.


 

(3) Extra productlijnen toevoegen

Als je meerdere producten of diensten wil factureren, kan je extra lijnen toevoegen. Volg dezelfde stappen als bij het toevoegen van de eerste lijn.


 

(4) Referentienummers + Notities en opmerkingen

Voer bovenaan een kopersreferentie of orderreferentie (PO-nummer) in, indien van toepassing.

 

Voeg optioneel onderaan extra informatie toe voor de ontvanger van de factuur en klik op OK. Deze informatie is alleen van toepassing op deze factuur en wordt niet automatisch overgenomen op toekomstige facturen.


 

(5) Opties

Pas de valuta aan als dat nodig is en voeg eventueel extra bijlagen toe.


 

(6) Concept opslaan

Je factuur wordt automatisch als concept opgeslagen. Het document heeft nog geen boekhoudkundige waarde en er is nog geen btw op verschuldigd. Je kan er ook voor kiezen om je factuur als pro forma te versturen. Dit kan via de drie puntjes rechtsboven.


 

(7) Finaliseren en versturen

Klik op Finaliseren om de factuur definitief te maken, waarna je de factuurdatum kan kiezen. Standaard is dit de datum waarop je de factuur boekt, maar je hebt enige flexibiliteit om een andere datum te kiezen. Houd er rekening mee dat de gekozen datum niet vóór de vorige factuur mag liggen en dat je ook in de toekomst een datum kan kiezen, mits dit binnen bepaalde grenzen gebeurt. Stel vervolgens een betaaltermijn in door de vervaldatum aan te passen en op OK te klikken.

 

Klik daarna op Verzenden om de factuur via e-mail of via het Peppol-netwerk naar je klant te verzenden. Bij e-mails worden het aan-adres en het onderwerp automatisch ingevuld, maar je kan de gegevens aanpassen als dat nodig is. Pas eventueel de cc-ontvangers aan en vul het bericht in. De factuur wordt automatisch bijgevoegd.

 

 

🎥 Geen zin om te lezen? Bekijk hier hoe je makkelijk een factuur kan opstellen 👇

Let op: deze video toont een oudere versie van Teamleader One. Hoewel de werkwijze grotendeels hetzelfde is, vind je de meest recente informatie in dit artikel.


 

Extra opties

Na het maken van je factuur, kan je je factuur als betaald markeren.

 

Via de drie puntjes rechtsboven heb je verschillende mogelijkheden om je factuur te beheren, afhankelijk van de status van de factuur:

  • Verzenden: Deze optie is beschikbaar na het finaliseren van de factuur.

  • Dupliceren: Deze optie is beschikbaar zowel voor als na het finaliseren van de factuur.

  • Creditnota aanmaken: Deze optie is beschikbaar na het finaliseren van de factuur.

  • Downloaden: Deze optie is beschikbaar zowel voor als na het finaliseren van de factuur. Wil je meerdere Facturen tegelijk downloaden? Lees hier hoe dat werkt.

  • Terug naar concept: Deze optie is beschikbaar na het finaliseren van de factuur. Je kan zo nog je laatst gemaakte factuur aanpassen.  

  • Pro forma verzenden: Deze optie is beschikbaar voor het finaliseren van de factuur.

  • Verwijderen: Deze optie is beschikbaar voor het finaliseren van de factuur.

 

Facturen exporteren

Naast het downloaden van individuele documenten, kun je ook meerdere facturen tegelijk exporteren vanuit het overzicht. Dit is handig voor je eigen archief of voor de boekhouder.

  1. Ga naar het overzicht van je Facturen.
  2. Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant om de gewenste documenten te selecteren.
  3. De knop Export bovenin het overzicht wordt nu aanklikbaar. Klik erop.

  4. Je ontvangt een zipbestand met daarin je export.

    Formaat van de export: We exporteren documenten als UBL als dat mogelijk is. Is er geen UBL-bestand? Dan wordt de pdf in de export opgenomen.

Let op: de selectievakjes naast je facturen zijn enkel bedoeld voor de exportfunctie. Je kan hiermee geen gedeeltelijke synchronisatie uitvoeren.

 

Met deze eenvoudige stappen beheer je je facturen snel en efficiënt!