Als ondernemer is het belangrijk om al je aankopen te registreren om overzicht te houden over je uitgaven en deze correct te verwerken in je boekhouding. Dat helpt bij het berekenen van je kosten, belastingaftrek en het controleren van je cashflow. 

In Teamleader One kan je inkomende Peppol-facturen ontvangen en uitgaven handmatig uploaden naar je Uitgaven. In dit artikel leer je hoe de verschillende soorten uitgaven in je overzicht worden weergegeven.

Peppol-uitgaven

Om Peppol-facturen te kunnen ontvangen, moet je Peppol eerst activeren in je account. Ga hiervoor naar Instellingen en volg de stappen om Peppol in te schakelen voor inkomende facturen. Zodra Peppol is geactiveerd, komen inkomende Peppol-facturen van leveranciers automatisch in je overzicht van Uitgaven te staan. Dat bespaart je het handmatig uploaden en invoeren van gegevens.

Goed om te weten: wanneer een nieuwe Peppol-uitgave toekomt in je account, ontvang je een e-mail waarin je wordt geïnformeerd over de nieuwe Peppol-factuur:

Wanneer je op een nieuwe Peppol-uitgave klikt, heb je de keuze om de uitgave te Aanvaarden of te Weigeren.

• Kies je voor Weigeren, dan krijg je een scherm te zien waar je een afwijzingsbericht (de reden van weigering) kunt invullen. Dat bericht wordt automatisch naar je leverancier teruggestuurd.

• Als je kiest voor Aanvaarden, dan krijgt je leverancier hierover ook een bericht.

Bovenaan de detailpagina van een Peppol-uitgave vind je ook de knoppen UBL en PDF om de twee verschillende bestandstypes te bekijken. We genereren zelf altijd een weergave op basis van het UBL-bestand. De knop PDF is enkel beschikbaar als de leverancier ook een pdf-bestand heeft meegezonden.

Je kan de Peppol-uitgave verder beheren door betalingen toe te voegen met de knoppen Betaald en Betalingen. Zo geef je aan dat je de uitgave hebt betaald. De tool biedt de mogelijkheid om betalingen in delen te registreren door verschillende bedragen toe te voegen.

Andere uitgaven

Manueel uitgaven registreren in Teamleader One is heel makkelijk en doe je op de pagina Uitgaven:

1. Klik op de knop Uitgave uploaden.

2. Klik op Je uitgaven uploaden om je bestand te selecteren.

3. Klik op OK om het uploaden te bevestigen.

Goed om te weten: 

• Je bestand mag maximaal 400 MB groot zijn.

• We ondersteunen de bestandstypes .pdf, .jpg, .jpeg en .png.

De tool vult automatisch de gegevens in die op de factuur staan. Wil je gegevens wijzigen, klik dan op Bewerken. Je krijgt vervolgens de mogelijkheid om bedragen, datums, namen en meer aan te passen. Nadat je de wijzigingen hebt doorgevoerd, kun je de uitgave Opslaan.

🎥 Geen zin om te lezen? Bekijk hier hoe je makkelijk uitgaven kan uploaden 👇

Je kan de uitgave verder beheren door te kiezen uit de volgende opties:

• Finaliseren: Voeg de uitgave toe aan je boekhouding.

• Betaald en Betalingen: Geef aan dat je de uitgave hebt betaald. De tool biedt de mogelijkheid om betalingen in delen te registreren door verschillende bedragen toe te voegen.

• Downloaden: Bewaar een kopie van de uitgave op je computer. Dit kan zowel vóór als nadat de uitgave is gefinaliseerd. Wil je meerdere Uitgaven tegelijk downloaden? Lees hier hoe dat werkt.

• Verwijderen: Verwijder de uitgave als die toch niet relevant voor je boekhouding is. Dit kan alleen voordat de uitgave is gefinaliseerd. 

  Let op: Je kan enkel uitgaven verwijderen die nog niet zijn betaald of gesynchroniseerd met de boekhouder. Als je al betalingen hebt toegevoegd, kan je die makkelijk verwijderen door op de knop Betalingen te klikken. Daarna kan je de factuur verwijderen.

• Terug naar concept: Deze optie is beschikbaar na het finaliseren van de factuur. Je kan zo nog je uitgave aanpassen.

Uitgaven exporteren

Wil je meerdere documenten tegelijk downloaden voor je eigen administratie of voor je boekhouder? Dat kan via de exportfunctie in het overzicht:

1. Ga naar het overzicht van je Uitgaven.

2. Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant om de gewenste documenten te selecteren.

3. De knop Export bovenin het overzicht wordt nu aanklikbaar. Klik erop.

4. Je ontvangt een zipbestand met daarin je export.

   Formaat van de export: We exporteren documenten als UBL als dat mogelijk is. Is er geen UBL-bestand? Dan wordt de pdf in de export opgenomen.

Let op: de selectievakjes naast je uitgaven zijn enkel bedoeld voor de exportfunctie. Je kan hiermee geen gedeeltelijke synchronisatie uitvoeren.

Wat is de status van mijn uitgave?

Je uitgave kan verschillende statussen hebben, afhankelijk van de verwerking en betaling. Meer informatie over de statussen vind je in dit artikel.