Soms loopt het even anders dan gepland: een klant retourneert een product, je hebt per ongeluk een typfout gemaakt in de prijs of een afspraak gaat op het laatste moment niet door. In zulke gevallen mag je een verzonden factuur niet zomaar aanpassen of verwijderen. Je lost dit op met een creditnota.
Wat is een creditnota?
Zie een creditnota als een omgekeerde of negatieve factuur. Waar een normale factuur zegt dat een klant jou geld schuldig is, vertelt een creditnota dat de klant (een deel van) het bedrag niet hoeft te betalen of dat jij een bedrag terugstort.
Wanneer gebruik je een creditnota?
Je hebt een fout gemaakt op de oorspronkelijke factuur.
Een klant stuurt goederen terug die al gefactureerd waren.
Een klant kan of gaat de factuur nooit betalen.
Je geeft achteraf een korting op een verstuurde factuur.
Hoe maak je een creditnota?
In Teamleader One is het proces gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur om fouten te voorkomen. Volg deze stappen om een creditnota te maken:
Ga naar de factuur die je wil crediteren.
Zorg dat de factuur gefinaliseerd is, want een creditnota is pas nodig als de factuur officieel is. Een concept kan je namelijk nog gewoon wijzigen.
Klik rechtsboven op de drie puntjes.
Kies de optie 'Creditnota aanmaken'. Het systeem maakt nu automatisch een nieuw document aan dat gekoppeld is aan de originele factuur.
De werkwijze is nu hetzelfde als bij een gewone factuur. Je kan regels verwijderen, bedragen aanpassen of tekst toevoegen in de notities.
Finaliseer de creditnota en stuur die naar je klant. Zo is de boekhouding aan beide kanten weer in balans.