Le suivi des factures impayées prend du temps. Avec les rappels de paiement automatiques dans Teamleader One, vous automatisez ce processus, ce qui vous permet d'être payé plus rapidement sans avoir à y penser vous-même.
Comment ça fonctionne ?
1. Activation
Dans Teamleader One, allez dans Paramètres - Rappels de paiement. Activez la fonction avec le bouton bascule à côté de Activer les rappels de paiement. À partir de ce moment, le système vérifie automatiquement quelles factures ont dépassé leur date d’échéance. (N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer !)
2. Définir les niveaux et le calendrier
Vous pouvez définir jusqu’à trois niveaux de rappel différents (premier, deuxième et troisième/dernier rappel). Pour chaque niveau, vous déterminez après combien de jours l’e-mail doit être envoyé :
Premier rappel : Par exemple 7 jours après l’échéance de la facture.
Deuxième rappel (optionnel) : Par exemple après 14 jours.
Dernier rappel (optionnel) : Par exemple après 30 jours.
Attention : le nombre de jours doit logiquement augmenter à chaque niveau.
3. Personnaliser les modèles
Comme pour vos e-mails standards, vous pouvez adapter par niveau de rappel l'objet et le texte en néerlandais, anglais et français. Ainsi, vous pouvez varier le ton de votre message par niveau (par exemple, d’un premier rappel amical à une dernière demande plus urgente).
4. Options supplémentaires
À droite, vous trouverez trois options pratiques :
Joindre un PDF à l’e-mail : La facture concernée est automatiquement jointe en pièce jointe.
Joindre un fichier UBL à l’e-mail : Envoyez un fichier XML numérique pour un traitement plus rapide par le comptable de votre client.
M’envoyer une copie : Recevez une copie à l’adresse e-mail de votre entreprise, afin de savoir exactement quand un rappel a été envoyé.
Travailler avec des variables
Pour personnaliser vos e-mails sans remplir manuellement les données à chaque fois, utilisez des variables. Ce sont des codes entre doubles accolades, comme {{ DAYS_OVERDUE }}, qui sont automatiquement remplacés par les données de votre facture ou devis dès que vous rédigez le mail.
À droite de l’écran, vous trouverez les Variables. Cliquez simplement sur une variable dans la liste pour l’insérer directement dans votre texte ou sujet.
Bon à savoir
Quelles factures sont rappelées ?
Le système ne regarde que les factures envoyées avec le statut En retard dont la date d’échéance est postérieure au moment où vous avez activé cette fonction. Les rappels pour les anciennes factures déjà échues avant l’activation de la fonction ne sont donc pas envoyés automatiquement.
Pas de rappels en double
Chaque niveau de rappel est envoyé une seule fois par facture. De plus, un rappel n’est envoyé que si une adresse e-mail valide est renseignée pour le contact.
Que se passe-t-il si je ne modifie rien ?
Si vous ne modifiez pas les textes, Teamleader One utilise un texte standard professionnel identique pour les trois niveaux. Vous pouvez modifier ces textes à tout moment pour les rendre plus personnels ou plus stricts.
Supprimer un niveau
Si vous supprimez un niveau de rappel, le texte que vous avez écrit pour ce niveau spécifique sera perdu. Soyez donc prudent lors du nettoyage de vos paramètres !