En tant qu'entrepreneur, il est important d'enregistrer tous vos achats pour maintenir une vue d'ensemble claire de vos dépenses et les traiter correctement dans votre comptabilité. Cela vous aide à calculer vos coûts, vos déductions fiscales et à surveiller votre flux de trésorerie. 

Dans Teamleader One, vous pouvez recevoir des factures Peppol entrantes et télécharger manuellement vos dépenses dans vos Dépenses. Dans cet article, vous apprendrez comment les différents types de dépenses sont affichés dans votre aperçu.

Dépenses Peppol

Pour pouvoir recevoir des factures Peppol, vous devez d'abord activer Peppol dans votre compte. Pour ce faire, rendez-vous dans Paramètres et suivez les étapes pour activer Peppol pour les factures entrantes. Une fois Peppol activé, les factures Peppol entrantes provenant de fournisseurs apparaîtront automatiquement dans votre aperçu des Dépenses. Cela vous évite d'avoir à télécharger et à saisir manuellement les données.

Bon à savoir : lorsqu'une nouvelle dépense Peppol arrive dans votre compte, vous recevez un e-mail vous informant de la nouvelle facture Peppol :

Lorsque vous cliquez sur une nouvelle dépense Peppol, vous avez le choix entre Accepter ou Refuser la dépense.

• Si vous choisissez Refuser, un écran s'affiche dans lequel vous pouvez remplir une note de refus (la raison du refus). Ce message est automatiquement renvoyé à votre fournisseur.

• Si vous choisissez Accepter, votre fournisseur en est également informé par un message.

En haut de la page de détail d'une dépense Peppol, vous trouverez également les boutons UBL et PDF qui vous permettent de consulter les deux types de fichiers. Nous générons toujours nous-mêmes un aperçu à partir du fichier UBL. Le bouton PDF n'est disponible que si le fournisseur a également joint un fichier PDF.

Vous pouvez continuer à gérer la dépense Peppol en ajoutant des paiements à l'aide des boutons Payée et Paiements. Vous indiquez ainsi que vous avez payé la dépense. L'outil offre la possibilité d'enregistrer des paiements en plusieurs fois en ajoutant différents montants.

Autres dépenses

L'enregistrement manuel des dépenses dans Teamleader One est très simple et s'effectue sur la page Dépenses :

1. Cliquez sur le bouton Télécharger des achats.

2. Cliquez sur Télécharger vos dépenses pour sélectionner votre fichier.

3. Cliquez sur OK pour confirmer le téléchargement.

Bon à savoir :

• La taille maximale de votre fichier est de 400 Mo.
• Nous prenons en charge les types de fichiers .pdf, .jpg, .jpeg et .png.

L'outil remplit automatiquement les informations figurant sur la facture. Si vous souhaitez modifier des données, cliquez sur Modifier. Vous aurez ensuite la possibilité d'ajuster les montants, les dates, les noms et plus encore. Une fois que vous aurez apporté des modifications, vous pouvez Enregistrer la dépense.

Vous pouvez gérer la dépense davantage en choisissant parmi les options suivantes :

• Comptabiliser : Ajoutez la dépense à votre comptabilité.

• Payée et Paiements : Indiquez que vous avez payé la dépense. L'outil vous permet de enregistrer des paiements par étapes en ajoutant différents montants.

• Télécharger : Conservez une copie de la dépense sur votre ordinateur. Cela peut se faire avant ou après la comptabilisation de la dépense. Vous souhaitez télécharger plusieurs dépenses à la fois ? Découvrez ici comment procéder.

• Supprimer : Retirez la dépense si elle n'est finalement pas pertinente pour votre comptabilité. Cela n'est possible qu'avant la comptabilisation de la dépense.

  Remarque: Vous ne pouvez supprimer que les dépenses qui n'ont pas encore été payées ou synchronisées avec le comptable. Si vous avez déjà ajouté des paiements, vous pouvez facilement les supprimer en cliquant sur le bouton Paiements. Vous pouvez ensuite supprimer la dépense.

• Retour au brouillon : Cette option est disponible après la comptabilisation de la facture. Vous pourrez ainsi encore ajuster votre dépense.

Exporter des dépenses

Souhaitez-vous télécharger plusieurs documents à la fois pour votre propre administration ou pour votre comptable ? C'est possible grâce à la fonction d'exportation disponible dans l'aperçu :

1. Accédez à l'aperçu de vos Dépenses.

2. Utilisez les cases à cocher situées à gauche pour sélectionner les documents souhaités.

3. Le bouton Exportation en haut de l'aperçu devient alors cliquable. Cliquez dessus.

4. Vous recevrez un fichier ZIP contenant votre exportation.

   Format de l'exportation : nous exportons les documents au format UBL lorsque cela est possible. S'il n'y a pas de fichier UBL, le PDF sera inclus dans l'exportation.

Remarque : les cases à cocher situées à côté de vos dépenses sont uniquement destinées à la fonction d'exportation. Elles ne permettent pas d'effectuer une synchronisation partielle.

Quel est le statut de ma dépense ?

Votre dépense peut avoir différents statuts, en fonction du traitement et du paiement. Vous trouverez plus d'informations sur les statuts dans cet article.