In de digitale wereld van vandaag zijn boekhoudkoppelingen echt onmisbaar. Ze maken je leven een stuk gemakkelijker door financiële processen te automatiseren. De optie om je documenten makkelijk te verzenden naar het e-mailadres van je boekhouder of boekhoudpakket zorgt ervoor dat je boekhouding soepel en zonder gedoe wordt bijgehouden. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door de doorstuurfunctie.
Lees deze informatie goed door zodat je je koppeling meteen helemaal juist kan instellen. Zo vermijd je dat je documenten niet juist aankomen bij je boekhouder.
Instellingen
Je instellingen zijn de basis voor een succesvolle boekhoudintegratie. Als alles goed staat ingesteld, voorkom je problemen en kan je meteen aan de slag met je boekhoudkoppeling.
(1) Bedrijfsinstellingen
Voordat je de boekhoudkoppeling inschakelt, moet je ervoor zorgen dat je Bedrijfsinstellingen helemaal juist en volledig zijn. Het is een kleine check die ervoor zorgt dat de koppeling vlot kan werken.
(2) Boekhoudkoppeling
Nu ben je klaar voor het echte werk: je boekhoudkoppeling activeren. Dat doe je zo:
Ga naar de Instellingen en klik op Boekhoudkoppeling onder Integraties.
Selecteer E-mail.
Vul de velden aan met de juiste e-mailadressen voor de doorstuurfunctie. Vraag aan je boekhouder welke e-mailadressen je mag gebruiken of check het zelf in je boekhoudpakket. Het is mogelijk dat je hetzelfde e-mailadres voor zowel je facturen als uitgaven mag gebruiken.
Voordat je op opslaan klikt, heb je ook de mogelijkheid om een startdatum in te stellen voor de synchronisatie (Facturen synchroniseren vanaf/Uitgaven synchroniseren vanaf). Dit is handig als je bijvoorbeeld pas vanaf het nieuwe kwartaal of een specifiek boekjaar wil beginnen met het doorsturen van documenten. Documenten die vóór deze gekozen datum zijn aangemaakt, zullen worden overgeslagen tijdens de synchronisatie. Laat je de velden leeg? Dan worden alle beschikbare documenten meegenomen.
Nu je de instellingen hebt aangevuld, kan je op Opslaan klikken. Je hebt zonet een connectie gelegd tussen de boekhoudmailadressen en Teamleader One, yay!
Nadat je de stappen in de Instellingen hebt doorlopen, raden we aan om even je pagina te refreshen en/of opnieuw in te loggen in je account. Zo ben je zeker dat alles up-to-date is. Hieronder lees je hoe je nu effectief je facturen en uitgaven naar je boekhouder of boekhoudpakket kan sturen.
Facturen
Je facturen synchroniseren is heel simpel. Wanneer je een aantal facturen wil 'exporteren' naar je boekhouder of boekhoudprogramma, volg je de onderstaande stappen:
Klik op de blauwgroene knop Synchroniseer met boekhouder.
Er verschijnt een pop-upscherm met de facturen die nog gesynchroniseerd moeten worden. Klik op Synchroniseren.
Klaar!
Goed om te weten:
De documenten worden in chronologische volgorde doorgestuurd. Dus als een document een fout bevat, moet je die eerst oplossen voordat de volgende documenten kunnen worden gesynchroniseerd.
Uitgaande facturen worden doorgestuurd in het UBL-formaat.
Uitgaven
Je uitgaven synchroniseren is, net als de factuursynchronisatie, heel simpel. Wanneer je een aantal uitgaven wil 'exporteren' naar je boekhouder of boekhoudprogramma, volg je de onderstaande stappen:
Klik op de blauwgroene knop Synchroniseer met boekhouder.
Er verschijnt een pop-upscherm met de uitgaven die nog gesynchroniseerd moeten worden. Klik op Synchroniseren.
Klaar!
Goed om te weten:
De documenten worden in chronologische volgorde doorgestuurd. Dus als een document een fout bevat, moet je die eerst oplossen voordat de volgende documenten kunnen worden gesynchroniseerd.
Inkomende facturen die via Peppol zijn ontvangen, worden doorgestuurd als UBL-bestand, inclusief de pdf. Documenten die je manueel hebt geüpload, worden als pdf doorgestuurd.
🎥 Geen zin om te lezen? Bekijk hier hoe je makkelijk je boekhoudkoppeling kan activeren 👇
Mocht je problemen ondervinden, helpt het soms om even uit te loggen en opnieuw in te loggen. Aarzel niet om contact op te nemen als je nog vragen hebt. Veel synchroniseerplezier!