Als ondernemer wil je transparant zijn over je algemene voorwaarden bij het versturen van facturen. Hoewel het niet verplicht is om die toe te voegen, kan het nuttig zijn om je klanten hierover te informeren. In Teamleader One heb je drie opties om je algemene voorwaarden aan je facturen toe te voegen: via een automatische pdf-bijlage, via e-mail of direct op de factuur zelf.
Optie 1: automatische bijlage
Je kan je voorwaarden uploaden zodat ze automatisch worden meegezonden als een apart bestand. Hoe stel je dit in?
Ga naar Instellingen.
Klik op Factuurinstellingen.
Upload onder de sectie Algemene voorwaarden de gewenste pdf.
Belangrijk:
De pdf wordt automatisch toegevoegd bij verzending via e-mail en via het Peppol-netwerk.
De pdf mag maximaal 10 MB groot zijn.
De pdf wordt samengevoegd met de pdf van de factuur zelf.
Je kan slechts één pdf uploaden. Heb je voorwaarden in meerdere talen? Zet ze dan onder elkaar in hetzelfde document.
Optie 2: in de e-mail
Link in de e-mail: Als je algemene voorwaarden op je website staan, kan je een directe link toevoegen aan de begeleidende e-mail van je factuur.
Korte tekst in de e-mail: Je kan de belangrijkste kernpunten van je voorwaarden ook in de tekst van je e-mail plaatsen, op voorwaarde dat die kort en bondig zijn.
Optie 3: op de factuur
Link in het notitievak: Als je algemene voorwaarden op je website staan, kan je een directe link toevoegen aan de notities van je factuur.
Korte tekst in het notitievak: Je kan de belangrijkste kernpunten van je voorwaarden ook in de notities plaatsen, op voorwaarde dat die kort en bondig zijn.
Op deze manier zorg je ervoor dat je klanten altijd toegang hebben tot je algemene voorwaarden, wat bijdraagt aan duidelijke en professionele communicatie!