Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les connexions comptables sont vraiment indispensables. Elles facilitent grandement votre vie en automatisant les processus financiers. L'option d'envoyer facilement vos documents à l'adresse e-mail de votre comptable ou de votre logiciel comptable permet de tenir votre comptabilité en toute simplicité et sans efforts. Dans cet article, nous vous guidons étape par étape à travers la fonction de transfert.
Lisez bien ces informations afin de pouvoir configurer correctement votre connexion dès le départ. Ainsi, vous évitez que vos documents n'arrivent pas correctement chez votre comptable.
Paramètres
Vos paramètres sont la base d'une intégration comptable réussie. Si tout est bien configuré, vous évitez les problèmes et pouvez commencer immédiatement avec votre connexion comptable.
(1) Paramètres de l'entreprise
Avant d'activer la connexion comptable, assurez-vous que vos Paramètres de l'entreprise sont entièrement corrects et complets. C'est une petite vérification qui garantit que la connexion peut fonctionner sans problème.
(2) Connexion comptable
Vous êtes maintenant prêt pour le vrai travail : activer votre connexion comptable. Voici comment faire :
Allez dans les Paramètres et cliquez sur Connexion comptable sous Intégrations.
Sélectionnez E-mail.
Remplissez les champs avec les bonnes adresses e-mail pour la fonction de transfert. Demandez à votre comptable quelles adresses e-mail vous pouvez utiliser ou vérifiez vous-même dans votre logiciel comptable. Il est possible que vous puissiez utiliser la même adresse e-mail pour vos factures et vos dépenses.
- Avant de cliquer sur Enregistrer, vous avez également la possibilité de définir une date de début pour la synchronisation (Synchroniser les factures à partir du/Synchroniser les dépenses à partir du). Cela est utile si, par exemple, vous ne souhaitez commencer à transférer des documents qu'à partir du nouveau trimestre ou d'un exercice comptable spécifique. Les documents créés avant cette date seront ignorés lors de la synchronisation. Vous laissez les champs vides ? Dans ce cas, tous les documents disponibles seront pris en compte.
Une fois que vous avez complété les paramètres, vous pouvez cliquer sur Enregistrer. Vous venez d'établir une connexion entre les adresses e-mail comptables et Teamleader One, yay !
Après avoir suivi les étapes dans les Paramètres, nous vous recommandons de rafraîchir votre page et/ou de vous reconnecter à votre compte. Ainsi, vous êtes sûr que tout est à jour. Ci-dessous, vous lirez comment envoyer effectivement vos factures et dépenses à votre comptable ou logiciel comptable.
Factures
Synchroniser vos factures est très simple. Lorsque vous souhaitez 'exporter' un certain nombre de factures vers votre comptable ou programme comptable, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur le bouton bleu canard Synchroniser avec votre comptable.
Une fenêtre pop-up apparaît avec les factures qui doivent encore être synchronisées. Cliquez sur Synchroniser.
C'est fait !
Bon à savoir :
Les documents sont envoyés dans l'ordre chronologique. Donc, si un document contient une erreur, vous devez d'abord la corriger avant que les documents suivants puissent être synchronisés.
Les factures sortantes sont transférées au format UBL.
Dépenses
Synchroniser vos dépenses est, tout comme la synchronisation des factures, très simple. Lorsque vous souhaitez 'exporter' un certain nombre de dépenses vers votre comptable ou programme comptable, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur le bouton bleu canard Synchroniser avec votre comptable.
Une fenêtre pop-up apparaît avec les dépenses qui doivent encore être synchronisées. Cliquez sur Synchroniser.
C'est fait !
Bon à savoir :
Les documents sont envoyés dans l'ordre chronologique. Donc, si un document contient une erreur, vous devez d'abord la corriger avant que les documents suivants puissent être synchronisés.
Les factures entrantes reçues via Peppol sont transférées sous forme de fichier UBL, incluant le PDF. Les documents que vous avez téléchargés manuellement sont transférés au format PDF.
Si vous rencontrez des problèmes, il est parfois utile de vous déconnecter puis de vous reconnecter. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez encore des questions. Bonne synchronisation !