En tant qu'entrepreneur, vous souhaitez être transparent concernant vos conditions générales lors de l'envoi de factures. Bien qu'il ne soit pas obligatoire de les ajouter, il peut être utile d'informer vos clients à ce sujet. Dans Teamleader One, vous avez trois options pour ajouter vos conditions générales à vos factures : via une pièce jointe PDF automatique, par e-mail ou directement sur la facture elle-même.
Option 1 : pièce jointe automatique
Vous pouvez télécharger vos conditions pour qu'elles soient automatiquement envoyées en tant que fichier séparé. Comment configurer cela ?
Allez dans Paramètres.
Cliquez sur Paramètres des factures.
Téléchargez le PDF souhaité dans la section Conditions générales de vente.
Important :
Le PDF est automatiquement ajouté lors de l'envoi par e-mail et via le réseau Peppol.
- Le PDF ne doit pas dépasser 10 Mo.
Le PDF est fusionné avec le PDF de la facture elle-même.
Vous ne pouvez télécharger qu'un seul PDF. Avez-vous des conditions en plusieurs langues ? Mettez-les alors les unes sous les autres dans le même document.
Option 2 : dans l'e-mail
Lien dans l'e-mail : Si vos conditions générales sont sur votre site web, vous pouvez ajouter un lien direct dans l'e-mail accompagnant votre facture.
Texte court dans l'e-mail : Vous pouvez également inclure les points clés de vos conditions dans le texte de votre e-mail, à condition qu'ils soient courts et concis.
Option 3 : sur la facture
Lien dans les notes : Si vos conditions générales sont sur votre site web, vous pouvez ajouter un lien direct dans les notes de votre facture.
Texte court dans les notes : Vous pouvez également placer les points clés de vos conditions dans les notes, à condition qu'ils soient courts et concis.
De cette manière, vous vous assurez que vos clients ont toujours accès à vos conditions générales, ce qui contribue à une communication claire et professionnelle !